Digitalisering av handlingar

Vad?

Kommunen har många handlingar som ska sparas under en begränsad tid och en del som ska bevaras. Då fler och fler processer blir digitaliserade innebär ett fysiskt arkiv både ett merarbete och en belastning på miljön. Enligt lagstiftningen finns där bara ett begränsat antal dokument som måste vara i pappersform och där föreligger inget hinder mot att övriga är endast digitala med vissa formkrav. Detta i kombination med ett e-arkiv medför att ytterst få handlingar någonsin behöver skrivas ut på papper igen.

Varför?

Projektet är inte fullt genomfört i hela kommunen ännu, men i de verksamheter som har genomfört det så kan vi se både en vinning i ren arbetstid och markant minskning av pappersanvändning. I längden leder också detta till att arkivutrymmet som behövs framöver minskar och vi kan avvara det utrymmet och kostnaden till annat. Förhoppningen är också att detta leder till större tillgänglighet för de som vill komma åt handlingarna i framtiden då allt kommer att finnas digitalt.