Projektprocessen

Hur ser projektprocessen ut?

Vi har försökt att göra en enkel process, där idén inte behöver vara fullständigt utredd och förankrad inledningsvis och där rapporteringen ska vara kortfattad. Vi tar gärna emot tips på hur vi kan utveckla upplägget.

1. Idéfas – idéverkstad i våra medlemskommuner
   1-3 gånger om året har respektive kommun möjlighet att ta fram utvecklingsidéer som kan bidra till Familjen Helsingborgs Utvecklingsplan, via sin kommundirektör samt ledningsgrupp och/eller nyckelpersoner. En kortfattad beskrivning av respektive idé skickas in via ett digitalt formulär. Idéer pitchas och prioriteras sedan ur ett helhetsperspektiv vid Familjen Helsingborgs kommundirektörsmöten. Sekretariatet ber de kontaktpersoner som utsetts för de utvalda idéerna om en projektplan.
   .
2. Kvalificeringsfas – gör en projektplan och pitcha för styrelsen som beslutar om projekt
   De projekt som prioriteras av kommundirektörerna får göra en projektplan, via ett formulär som sekretariatet för Familjen Helsingborg tillhandahåller. Sekretariatet är också dialogpartner när det gäller t ex avgränsning, budget, koppling till kunskapsnätverk. Projektplanerna presenteras för kommundirektörerna som ger återkoppling.Idé och projektplan pitchas för styrelsen under en återkommande punkt kallad ”ExpoFramtid”. På ExpoFramtid får styrelseledamöterna göra individuella bedömningar via sina mobiler och sedan ha en gemensam diskussion kring det samlade resultatet. Därefter fattar de beslut.
   .
3. Genomförandefas – ni genomför ert projekt och lämnar rapporter
   De projekt som styrelsen beviljar kommer att få lämna muntliga och i vissa fall skriftliga lägesrapporter till kommundirektörsgruppen och slutrapporter tas även upp i i styrelsen. Med jämna mellanrum kommer en aktivitet kallad FiraFramtid genomföras, där resultat från projekt presenteras.

Under alla faser fungerar sekretariatet som bollplank och hjälp när det uppstår frågor och funderingar.

Vad vill vi uppnå med projekten?

1. Bidra till att visionen för Familjen Helsingborg uppfylls
2. Ge tydligt resultat inom något av utvecklingsområdena i Familjen Helsingborgs Utvecklingsplan
3. Vara nyskapande för oss i Familjen Helsingborg och gärna för världen
4. Ger möjlighet att utveckla och testa innovativa, smarta lösningar
5. Gynna invånare eller företag inom Familjen Helsingborg, ha hög samhällsnytta
6. Gärna bidra till samverkan med civilsamhälle, näringsliv och akademi
7. Gärna ha annan delfinansiering.

Vad krävs för att genomföra ett projekt?

1. Ha en genomtänkt organisation
2. Vara kostnadseffektivt, projektets budget ska stå i proportion till de planerade aktiviteterna och förväntat utfall
3. Ha en plan för hur resultaten ska tas omhand efter projektets slut
4. Vara max 18 månader långt, inklusive slutrapportering
5. Ha en kommunikation där Familjen Helsingborg synliggörs
6. Meddela sekretariatet vid större förändringar i projektet.

Vem gör vad?

• Kommunala verksamheter och nätverk kommer med idéer
• Sekretariatet stöttar
• Kommundirektörer bereder och följer
• Styrelsen prioriterar och beslutar

Projekt som inte går vidare eller beviljas

Idéer som inte får medel från Familjen Helsingborg kan vara alldeles lysande och rätt, bara inte passa syftet med Familjen Helsingborgs utvecklingsplan eller de medel vi har avsatta. Vi hoppas klart att alla goda idéer förverkligas på något sätt – lycka till!